Policy för behandling
av personuppgifter

Integritetspolicy – Steningevik AB

Policy för behandling av personuppgifter, Steningevik AB

1. Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Steningevik AB (org.nr 559256-7431) är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna policy. Policyn gäller när du besöker steningevik.se, använder vår chatbot, kontaktar oss per telefon eller e-post, bokar konferens, boende eller måltider hos oss eller på annat sätt har kontakt med oss.

Vi behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR, förordning 2016/679) och kompletterande svensk lagstiftning.

Kontaktuppgifter
Steningevik AB, c/o Gredelbyvägen 138, 741 71 Knivsta
Telefon: 08-591 231 50
E-post: info@steningevik.se (ange ”Personuppgifter” i ämnesraden)

2. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar bara de uppgifter som behövs för respektive ändamål.

• Kontakt- och identitetsuppgifter: namn, företag, befattning, adress, e-postadress och telefonnummer.
• Bokningsuppgifter: datum, antal deltagare, rum, måltider, önskemål och deltagarlistor.
• Kost- och tillgänglighetsuppgifter: allergier, specialkost eller behov av anpassning som du själv lämnar. Dessa kan vara känsliga personuppgifter och behandlas bara för att genomföra din vistelse.
• Betalningsuppgifter: fakturauppgifter och transaktionsinformation. Kortnummer hanteras av vår betaltjänstleverantör och lagras inte av oss.
• Kommunikation: meddelanden via e-post, kontaktformulär och chatbot.
• Telefonsamtal: i vissa fall inspelning och transkribering av samtal (se avsnitt 5).
• Teknisk information: IP-adress, enhets- och webbläsarinformation samt uppgifter om hur du använder webbplatsen, via cookies (se avsnitt 8).
• Kameranära uppgifter: eventuell kameraövervakning i anläggningen.

3. Varför behandlar vi uppgifterna och med vilket stöd?

Ändamål	Rättslig grund
Hantera förfrågningar, offerter och bokningar	Avtal eller åtgärder inför avtal; berättigat intresse när du bokar för ditt företags räkning
Genomföra vistelsen, inklusive specialkost och anpassningar	Avtal; för hälsouppgifter ditt uttryckliga samtycke
Besvara frågor via chatbot	Berättigat intresse av att ge snabb service
Spela in och transkribera telefonsamtal	Berättigat intresse av kvalitetssäkring, utbildning och att dokumentera bokningar
Fakturering och bokföring	Rättslig förpliktelse (bokföringslagen)
Nyhetsbrev och erbjudanden	Samtycke, eller berättigat intresse för befintliga kunder, med rätt att när som helst tacka nej
Analys och förbättring av webbplatsen	Samtycke (cookies)
Säkerhet och förebyggande av missbruk	Berättigat intresse

När vi stödjer oss på berättigat intresse har vi gjort en avvägning mot ditt intresse av integritet. Du kan begära att få ta del av den.

4. Vår AI-chatbot

På steningevik.se finns en chatbot som svarar på frågor om våra konferenser, boende och restaurang och som kan ta emot förfrågningar. Chatboten drivs av AI och bygger på språkmodellen Claude från Anthropic. Du kommunicerar alltså med en AI och inte med en människa. Svaren kan innehålla fel, och bindande besked om pris och tillgänglighet lämnas alltid av vår personal.

Vilka uppgifter behandlas? Det du skriver i chatten, samt de kontaktuppgifter och bokningsuppgifter du väljer att lämna när du skickar en förfrågan.

Var lagras uppgifterna? Konversationer och förfrågningar som skickas via chatboten behandlas och lagras på servrar inom EU. Chatboten levereras av LTS Solutions AB (Zaply). Applikationen och dess databas (Helium PostgreSQL) drivs av Replit, Inc. på molninfrastruktur hos Google Cloud Platform och Microsoft Azure i datacenter i Frankfurt (Tyskland) och Eemshaven (Nederländerna). AI-modellen körs via Amazon Web Services (AWS Bedrock) i datacenter inom EU. Uppgifterna används inte för att träna AI-modellen.

Hur länge? Chattkonversationer sparas i 12 månader och raderas därefter. Säkerhetskopior av databasen sparas i upp till 28 dagar innan de skrivs över. Om avtalet med leverantören av driftmiljön upphör raderas uppgifterna från dennes system inom 90 dagar. Förfrågningar som leder till offert eller bokning sparas enligt avsnitt 7.

Undvik känsliga uppgifter. Skriv inte hälsouppgifter, personnummer eller betalkortsuppgifter i chatten. Behöver vi sådana uppgifter, till exempel om specialkost, tar vi dem på annat sätt.

5. Inspelning och transkribering av telefonsamtal

Samtal till och från oss kan spelas in och transkriberas (omvandlas till text).

Varför? För att dokumentera bokningar och överenskommelser korrekt, följa upp och förbättra vår service samt utbilda personal. Rättslig grund är vårt berättigade intresse.

Var lagras uppgifterna? Inspelningar och transkriberingar behandlas och lagras enbart inom EU/EES hos vår telefonileverantör Lynes, som är vårt personuppgiftsbiträde.

Hur länge? Inspelningar och transkriberingar sparas i 12 månader och raderas därefter. Uppgifter som behövs för en bokning förs över till bokningen och sparas enligt avsnitt 7.

Vill du inte bli inspelad? Säg det i början av samtalet, så stänger vi av inspelningen, eller kontakta oss via e-post. Du kan också invända mot inspelningen i efterhand och begära att den raderas.

6. Vem delar vi uppgifterna med?

Vi säljer aldrig dina personuppgifter. Vi delar dem bara med:

• Personuppgiftsbiträden som behandlar uppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner, till exempel leverantörer av boknings- och affärssystem, chatbot (LTS Solutions AB, varumärket Zaply), molnhosting och databastjänster (Replit, Inc.), AI-tjänst (Amazon Web Services, AWS Bedrock), telefoni och transkribering, e-post, IT-drift, webbplats och betaltjänster. Vi har personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga.
• Bolag inom koncernen (Kjeto AB-koncernen) när det behövs för gemensam administration.
• Myndigheter när lag kräver det, till exempel Skatteverket eller Polisen.
• Din arbetsgivare eller bokande organisation när du deltar i en konferens som någon annan har bokat, i den utsträckning det behövs för bokningen.

Var behandlas uppgifterna? Vi strävar efter att alla personuppgifter ska behandlas inom EU/EES. Chatbot, telefonsamtal och förfrågningar behandlas och lagras på servrar inom EU/EES. Driftmiljön och databasen för chatboten tillhandahålls av Replit, Inc. (1001 E Hillsdale Blvd, Foster City, CA 94404, USA). Eftersom Replit är ett amerikanskt bolag kan uppgifterna i undantagsfall bli åtkomliga från USA, till exempel vid support. Sådan åtkomst regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal som omfattar EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Om någon annan leverantör behöver föra över uppgifter utanför EU/EES sker det bara med stöd av ett beslut om adekvat skyddsnivå (t.ex. EU–US Data Privacy Framework) eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

7. Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi sparar inte uppgifter längre än nödvändigt.

Uppgifter	Lagringstid
Förfrågningar och offerter som inte leder till bokning	12 månader
Bokningsuppgifter	24 månader efter avslutad vistelse
Kost- och tillgänglighetsuppgifter	Raderas senast 30 dagar efter vistelsen
Räkenskapsinformation (fakturor m.m.)	7 år enligt bokföringslagen
Chattkonversationer	12 månader
Inspelade samtal	12 månader
Transkriberingar av samtal	12 månader
Marknadsföring	Tills du avregistrerar dig, eller 24 månader efter senaste kontakt
Cookies	Enligt cookieinställningarna, högst 13 månader

8. Cookies

Vi använder cookies och liknande tekniker på novapark.se. Nödvändiga cookies krävs för att webbplatsen och chatboten ska fungera och används utan samtycke. Cookies för statistik, anpassat innehåll, sociala medier och marknadsföring används bara om du samtycker, i enlighet med lagen om elektronisk kommunikation.

Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke via länken ”Cookieinställningar” längst ned på webbplatsen. En fullständig lista över cookies finns där.

9. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att:

• få information om och tillgång till dina personuppgifter (registerutdrag),
• få felaktiga uppgifter rättade,
• få uppgifter raderade, om de inte längre behövs eller om vi saknar stöd för att spara dem,
• begära att behandlingen begränsas,
• invända mot behandling som grundas på berättigat intresse, och alltid mot direktmarknadsföring,
• få ut uppgifter du lämnat i ett maskinläsbart format (dataportabilitet),
• när som helst återkalla ett samtycke, utan att det påverkar behandlingen innan dess.

Vi fattar inga beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder för dig. Chatboten ger information men fattar inga beslut om exempelvis bokning eller pris.

Kontakta oss på info@steningevik.se för att utöva dina rättigheter. Vi svarar inom en månad.

10. Säkerhet

Vi skyddar dina uppgifter med tekniska och organisatoriska åtgärder, bland annat behörighetsstyrning, kryptering vid överföring och avtal med våra leverantörer. Endast personal som behöver uppgifterna i sitt arbete har tillgång till dem.

11. Klagomål

Om du anser att vi behandlar dina uppgifter felaktigt vill vi först att du kontaktar oss. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

12. Ändringar

Vi kan uppdatera policyn, till exempel vid nya tjänster eller ändrad lagstiftning. Den senaste versionen finns alltid på steningevik.se.

Senast uppdaterad: 2026-09-30

Besök oss på sociala medier

DU HITTAR OSS HÄR

• Facebook
• Instagram